Deposito bilanci d’esercizio e situazioni patrimoniali

"Entro 30 giorni dall'approvazione una copia del bilancio, corredata dalle relazioni previste dagli articoli 2428 e 2429 e dal verbale di approvazione dell'assemblea o del consiglio di sorveglianza, deve essere, a cura degli amministratori, depositata presso l'ufficio del registro delle imprese"  (art. 2435 c.c., 1°co.).

"L'assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l'anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società; in questi casi gli amministratori segnalano nella relazione prevista dall'articolo 2428 le ragioni della dilazione" (art. 2364 c.c. ultimo comma)

l'Ufficio Registro Imprese rinnova l'invito agli interessati di verificare, in sede di approvazione del bilancio esercizio 2022, l'avvenuto deposito dei bilanci relativi agli esercizi precedenti.

** Indicazioni operative - campagna bilanci 2023 **

**  Tassonomia XBRL ( § 1.4 Manuale operativo )

Com'è noto, dal 2010 il deposito dei bilanci delle società di capitale e cooperative ha comportato la redazione del prospetto contabile nel formato XBRL previsto con D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (Gazzetta Ufficiale n. 304 del 31.12.2008).

La tassonomia XBRL  da utilizzare per il 2022, versione "2018-11-04", consente di depositare in formato XBRL i bilanci redatti secondo le disposizioni di cui al d.lgs.  139/2015.

Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne nei casi di esonero espressamente previsti dalla normativa.

In sintesi si segnala che le tassonomie da adottare per il deposito dei bilanci d'esercizio e dei bilanci consolidati nel formato XBRL al Registro delle imprese sono le seguenti:

-- la tassonomia Principi contabili Italiani 2018-11-04 per i bilanci redatti secondo le regole civilistiche post D.L.gs 139/2015 ossia relativi a esercizi iniziati  il 1° gennaio 2016 o in data successiva;

-- la tassonomia Principi Contabili Italiani 2015-12-14 per i bilanci redatti secondo le regole civilistiche ante D.Lgs 139/2015 ossia relativi a esercizi iniziati prima del 1° gennaio 2016.

Si ricorda, infine, che tutte le tassonomie diverse da quelle sopra indicate sono dismesse e, quindi, non utilizzabili per il deposito dei bilanci.

Sul sito webtelemaco.infocamere.it >bilanci>bilanci Xbrl>strumenti, è possibile reperire:

- un software gratuito per la redazione  del bilancio xbrl, secondo la tassonomia ufficiale in vigore

- il servizio TEBENI per la validazione dell'istanza XBRL; lo strumento permette la verifica della correttezza formale, pertanto  garantisce il superamento dei controlli specifici nell'istruttoria camerale.

Come tutti gli allegati al bilancio, anche il file XBRL deve essere firmato digitalmente.

** Deposito del bilancio in doppio formato (XBRL e PDF/A) **

Il Bilancio in formato PDF/A dovrà essere allegato alla pratica di deposito in aggiunta al file in formato XBRL solo nell'ipotesi in cui la vigente tassonomia non sia giudicata compatibile, per la particolare situazione aziendale, con i principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all’art. 2423 del Codice civile; in questo caso colui che sottoscrive digitalmente il documento deve dichiarare, nell’apposito campo previsto in calce alla nota integrativa in formato XBRL denominato "Dichiarazione di conformità" la seguente frase (§2.2.2): 
“""Si dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all’art. 2423 del Codice civile”""..

Si ricorda che non è necessario il doppio deposito in caso di differenze esclusivamente formali e non sostanziali tra il documento approvato in assemblea e il bilancio in formato XBRL

** Verbali di approvazione con omissis **

i verbali di approvazione del bilancio con parti in "omissis" dovranno tassativamente essere depositati in estratto notarile e il relativo file essere firmato digitalmente dal notaio ai sensi degli artt 22 e 23-bis del Codice dell'Amministrazione Digitale.

** Pratiche in rettifica di bilanci già depositai ed evasi **

La Camera di Commercio di Piacenza, in linea con le indicazioni contenute nel Manuale operativo per il deposito bilanci al Registro delle imprese (paragrafo 4.22) accetterà pratiche in rettifica di bilanci già depositati ed evasi  SOLAMENTE ed ESCLUSIVAMENTE previa nuova approvazione del bilancio stesso anche nel caso in cui la rettifica apportata non comporterà la variazione delle risultanze contabili finali.

Pertanto dovrà essere allegato alla pratica in rettifica un nuovo verbale di approvazione con deposito del bilancio rettificato entro 30 giorni dalla data del nuovo verbale.

** Dichiarazioni **

Il soggetto che firma digitalmente i documenti dovrà anche dichiarare la conformità degli stessi agli originali.

Le dichiarazioni devono essere apposte in calce ai documenti, ossia dopo l’indicazione della firma dei soggetti che sottoscrivono i documenti originali:

-          professionista incaricato ai sensi dell'art. 31, commi 2-quater e 2-quinquies della L. 24.11.2000 n. 340 (iscritto in Albo) § 2.2.4.1 e prospetto pag. 73 ( Manuale operativo);

-          da legale rappresentante § 2.2.4.2 - amministratore - liquidatore  - e prospetto pag. 72 (Manuale operativo).

Si raccomanda di seguire scrupolosamente le istruzioni contenute nel Manuale operativo di Unioncamere (in particolare per quanto riguarda le dichiarazioni di conformità da apporre in calce ai documenti, ossia dopo le firme degli obbligati apposte sui documenti originali), al fine di presentare le domande in modo corretto e consentire all’Ufficio una rapida istruttoria ed evasione delle domande stesse.

Modalità di presentazione (§ 2 Manuale Operativo)

Il modello e l'intera pratica possono essere predisposti scegliendo tra due modalità:

1. "DIRE" è il servizio on-line delle Camere di Commercio, raggiungibile al seguente indirizzo: https://dire.registroimprese.it  che permette di compilare e inviare sia pratiche di comunicazione unica, che bilanci. "DIRE" è in grado di garantire un'agevole predisposizione e spedizione della pratica e non richiede l'installazione di software specifico;

2. "Soluzioni di Mercato" realizzate da aziende specializzate nei prodotti gestionali e di automazione d'ufficio e raccolte nell'apposita sezione del Registro Imprese per l'avvio pratiche e Comunicazione Unica. Una lista non esaustiva, di alcune delle principali soluzioni di mercato è presente al seguente indirizzo: https://www.registroimprese.it/pratiche-soluzioni-mercato.

Gli aggiornamenti e le specifiche di funzionamento degli strumenti sono disponibili:

--   nella pagina "Sportello pratiche" sezione www.registroimprese.it alla sezione "Quali strumenti sono necessari?"

--   nella pagina "Sportello pratiche - Bilanci - Strumenti" del nuovo sito TELEMACO all'indirizzo mypage.infocamere.it.

Per ulteriori dettagli si rimanda al paragrafo 2.1 del Manuale Operativo.

** Diritti di segreteria **

Manuale Operativo per il deposito dei bilanci al Registro Imprese - Campagna bilanci  2023

CONSORZI – Deposito della situazione patrimoniale ( § 4.5 Manuale operativo)

Entro due mesi dalla chiusura dell'esercizio annuale, i consorzi con attività esterna, di cui agli articoli 2612 e seguenti del Codice Civile, devono depositare presso il Registro delle imprese la situazione patrimoniale al 31 dicembre di ogni anno.

Si precisa che l'espressione "situazione patrimoniale" contenuta nel Codice civile equivale a quella del bilancio delle società di cui all'art. 2423 C.C. in forza del richiamo letterale contenuto nell'articolo 2615-bis C.C. alle "norme relative al bilancio di esercizio delle società per azioni", il quale comprende, oltre allo stato patrimoniale, anche il conto economico e la nota integrativa.

L'adempimento non comporta invece il deposito del verbale di approvazione della situazione patrimoniale né dell'elenco dei consorziati. Non essendo previsto il deposito del verbale di approvazione della Situazione Patrimoniale da parte dei consorziati, non è necessario compilare il campo relativo alla data di approvazione del bilancio presente in modulistica.

Lo stato patrimoniale e il conto economico, comprese le tabelle contenute nella nota integrativa, dovranno essere presentate al Registro delle imprese nel formato elaborabile XBRL.

Ai soggetti obbligati che omettono di eseguire il deposito della situazione patrimoniale entro i termini previsti verrà applicata la sanzione amministrativa prevista dal comma 2 dell’art. 2630 C.C., come modificato dalla legge 11 novembre 2011 n. 180, che è pari ad euro 274,66 per ciascun amministratore. Se il deposito avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa è ridotta ad un terzo e quindi ammonta a euro 91,56 per ciascun amministratore.

Nel caso di confidi (consorzio di garanzia collettiva dei fidi ( § 4.14 Manuale operativo) gli amministratori devono redigere il bilancio d'esercizio con l'osservanza delle disposizioni relative al bilancio delle SPA e depositare l’elenco dei consorziati riferito alla data di approvazione del bilancio. Il deposito presso il Registro delle imprese dovrà avvenire entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione.

Le stesse diposizioni valgono anche per i consorzi per l’internazionalizzazione ( § 4.15 Manuale operativo) , di cui all’art. 42 del D.L. n. 83/2012, convertito dalla L. n. 134/2012.

Si ricorda che entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio gli amministratori devono iscrivere le modificazioni del contratto di consorzio riguardanti gli elementi identificativi dei consorziati riferite alla data di approvazione del bilancio (art. 13 del D.L. 30.09.2003 n. 269 convertito con Legge n. 326 del 24/11/2003). Il deposito dell'elenco dei consorziati è obbligatorio anche se non sono intervenute variazioni rispetto all'anno precedente. ( Circolare 6 maggio 2016 n. 3689/C).

CONTRATTI DI RETE - Deposito della situazione patrimoniale (§ 4.6 Manuale operativo)

Secondo quanto previsto dal comma 4-ter dell’art. 3, del D.L. n. 5/2009, convertito dalla L. n. 33/2009, se il contratto di rete prevede l'istituzione di un Fondo patrimoniale comune e di un Organo comune destinato a svolgere un'attività, anche commerciale, con i terzi, entro due mesi dalla chiusura dell'esercizio annuale l'organo comune dovrà redigere una situazione patrimoniale, osservando, in quanto compatibili, le disposizioni relative al bilancio di esercizio della società per azioni, e depositarla presso l'ufficio del Registro delle imprese del luogo ove ha sede.

Nel caso la Rete  sia dotata di soggettività giuridica e sia iscritta alla sezione ordinaria del Registro imprese, il deposito dovrà essere effettuato presso l'ufficio Registro delle imprese in cui il Contratto di Rete ha la propria sede. Il codice fiscale da indicare nel bilancio, in formato XBRL, è quello relativo al Contratto di Rete.

Nel caso, invece, la rete sia priva di personalità giuridica e non abbia una posizione autonoma nel Registro delle imprese, il deposito dovrà essere effettuato sulla posizione dell’impresa di riferimento, presso l’ufficio del Registro Imprese dove la stessa è iscritta. In questo caso il modello B riporterà i dati  dell'impresa che provvede al deposito, mentre gli allegati conterranno il codice fiscale ed i dati identificativi della Rete.

Si applicano le stesse regole previste per i consorzi.